Система учета построена на базе программы Акцент 7.4. Логически она состоит из двух больших независимых частей - центральный офис и аптека, обмен информацией между которыми осуществляется по сети интернет.
Аптека
Комплекс учета в аптеке состоит из складского компьютера и одной или нескольких точек продажи (POS) в торговом зале. В состав POS входит компьютера, сканера штрих кода и фискального регистратора («Мария 301»). Модели сканера и фискального регистратора не критичны. Рабочее место кассира реализовано на базе программы Акцент и учитывает специфику работы в аптеке.
Из центрального офиса в аптеку поступает информация о номенклатуре товара и ценам, а данные по остаткам рассчитываются в аптеке.
POS обеспечивает регистрацию движения товара между аптекой и покупателем :
- Продажа товара и печать чека
- Возврат товара от покупателя
- Формирование заявки для склада на основе продаж
- Просмотра излишков товара на других аптеках, с последующим резервированием.
Складской компьютер регистрирует движение товара между аптекой, центральным складом и внутри аптеки :
- поступление из центрального склада
- возвраты на центральный склад
- списание негодного товара
Предусмотрено формирование следующих отчетов:
- Остатки товара с разрезе серий
- Остатки товара по срокам годности
- Товарный отчет по аптеке;
- Анализ сумм выручки по часам
Кроме того, в аптеке формируется заявка на поставку медикаментов из центрального склада.
Информационная база для POS и складского компьютера общая.
В конце дня в центральный офис уходит информация о продажах, заявки на поставку медикаментов, формируются остатки товара. В каждой аптеке хранится информация о движении товара за любой период.
Центральный офис
Учетная система в центральном офисе обеспечивает решение следующего круга задач :
- Бухгалтерский учет в полном объеме на основе стандартного прикладного решения Стандарт 7
- Учет движения медикаментов в разрезе серий производителя по аптекам и центральному складу
- Подготовка информации для аптек, обмен информацией с аптеками и обработка полученных данных
- Обработка (импорт, хранения и доступ) прайс-листов поставщиков, полученных в электронном виде
- Обработка заявок на поставку медикаментов и контроль их исполнения (получение данных из аптек, группировка заявок по поставщикам, отправка заявок поставщикам, связь поступившего товара с заявкой и формирование доставки по аптекам) ·
- Организация документооборота в электронном виде с поставщиками (импорт документов в систему, обработка документов).
Особенности прикладного решения
- Учет товара по сериям медпрепаратов. Каждая упаковка маркируется кодом товара на центральном складе. Продажа товара на кассе возможно по коду, штрих-коду и наименованию. При продаже в аптеке, провизор регистрирует серию каждого проданного медпрепарата. Учет такого рода позволяет максимально быстро получать информацию по конкретной серии медпрепарата : сколько на остатках, в каких аптеках, сроках годности и пр.
- Сплошная идентификация медикаментов с использованием кода Мориона и формирование заявок с использованием этого кода. Код Мориона – международно-признанный способ однозначной идентификации медицинских препаратов. Использование кода Мориона позволяет упростить процесс формирования заявки на поставку медпрепаратов от разных поставщиков. ·
- Обмен первичными документами в электронном виде с поставщиками. Для ускорения процесса ввода информации и уменьшения количества ошибок ввода, в системе используется электронный обмен документами с поставщиками товара. В качестве формата выбран формат MMO, который позволяет загружать в приходную накладную информацию о сериях, сроках годности, регистрации и сертификатах поступающих медпрепаратов.
- Работа с прайс-листами поставщика в электронном виде. Для упрощения работы провизора с заказами поставщиков, анализа их ценовых предложений, в систему встроена поддержка работы с прайс-листами поставщиков в электронном виде. Прайс-листы импортируются из файлов формата XLS (MS Excel, установка самой программы на компьютере не обязательна) и хранятся в разрезе поставщиков и дат с указанием кода Мориона. В процессе формирования заявки по конкретному коду Мориона можно получить сведения о ценах в разрезе поставщиков и выбрать оптимальную.
- Автоматизация процесса заявок. Скорость обработки заявок от аптек и оптимизация цен закупки – одна из основных составляющих автоматизации учета в аптеке. В системе данные, связанные с заявками и их выполнением, поступают в электронном виде, что позволяет избежать ошибок и максимально ускорить документооборот.
Дополнительную информацию можно получить у разработчика учетной системы ЧП Зиядинов А.С.